1. Introduction
Keypilot ("nous", "notre", "Keypilot") attache une grande importance à la protection de vos données personnelles. Cette politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons les informations lorsque vous utilisez nos services de gestion immobilière.
En utilisant Keypilot, vous acceptez les pratiques décrites dans cette politique de confidentialité. Nous agissons conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à d'autres législations sur la confidentialité applicables.
2. Quelles Données Nous Collectons
Données d'Identification Personnelle
- Nom, adresse e-mail et numéro de téléphone
- Adresse de facturation et informations sur l'entreprise
- Documents d'identification (si requis pour vérification)
Données Liées aux Propriétés
- Informations sur les propriétés et adresses
- Données des locataires et contrats de location
- Transactions financières et historique des paiements
- Notifications de maintenance et communication
Données Techniques
- Adresse IP et informations sur le navigateur
- Statistiques d'utilisation et activité sur la plateforme
- Cookies et technologies similaires
- Informations sur l'appareil et la connexion
3. Comment Nous Utilisons Vos Données
Nous utilisons vos données personnelles pour les finalités suivantes :
- Fourniture de Services :
Fournir des services de gestion immobilière et des fonctionnalités de la plateforme
- Gestion de Compte :
Créer, maintenir et sécuriser votre compte
- Communication :
Envoyer des mises à jour de contrat, des rappels de paiement et des notifications de la plateforme
- Gestion Financière :
Traiter les paiements et l'administration des locations
- Conformité :
Respecter les obligations légales et réglementaires
- Amélioration :
Analyser et améliorer nos services
4. Base Légale du Traitement
Nous traitons vos données sur la base de :
- Nécessité contractuelle :
Pour l'exécution de nos services
- Obligation légale :
Pour respecter les obligations fiscales et légales
- Intérêt légitime :
Pour la sécurité de la plateforme et la prévention de la fraude
- Consentement :
Pour la communication marketing (avec option de désinscription)
5. Partage de Données
Nous ne vendons jamais vos données personnelles à des tiers. Nous pouvons partager des données avec :
- Fournisseurs de Services:
Les sous-traitants listés ci-dessous (hébergement, traitement des paiements, envoi d'e-mails et fonctions d'IA), chacun lié par un accord de traitement des données
- Exigences Légales:
Lorsque requis par la loi ou la réglementation, ou par ordonnance du tribunal
- Transfert d'Entreprise:
En cas de fusion, d'acquisition ou de vente d'actifs (avec notification)
Tous les tiers sont contractuellement tenus de protéger vos données conformément aux normes du RGPD.
6. Transfert International de Données
Vos données sont stockées et traitées dans l'Espace Économique Européen (EEE) lorsque cela est possible. Lorsqu'un sous-traitant traite des données en dehors de l'EEE (par exemple aux États-Unis), le transfert n'a lieu que sous l'une de ces garanties :
- Des clauses contractuelles types approuvées par l'UE
- Des décisions d'adéquation de la Commission Européenne (comme le Cadre de protection des données UE-États-Unis)
- D'autres mécanismes de sécurité reconnus légalement
7. Sécurité de Vos Données
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes de l'industrie :
- Chiffrement TLS/SSL pour le transfert de données
- Chiffrement des données sensibles en stockage
- Audits de sécurité réguliers et tests de pénétration
- Contrôles d'accès et mécanismes d'authentification
- Sauvegardes régulières et plans de reprise après sinistre
Malgré ces mesures, aucun service en ligne ne peut garantir une sécurité à 100%.
8. Durée de Conservation
Nous conservons vos données personnelles tant que :
- Votre compte est actif
- Nécessaire à la fourniture de services
- Requis par la loi ou la réglementation (par exemple, documentation fiscale : 7 ans)
Après la résiliation du compte, vos données restent disponibles à l'exportation pendant 90 jours, puis sont supprimées ou anonymisées, sauf si des obligations légales de conservation s'appliquent.
9. Vos Droits en vertu du RGPD
Vous avez les droits suivants :
- Droit d'accès :
Obtenir une copie de vos données stockées
- Droit de rectification :
Corriger des données inexactes ou incomplètes
- Droit à l'effacement ("droit à l'oubli") :
Supprimer vos données dans certaines circonstances
- Droit à la limitation :
Limiter le traitement de vos données
- Droit à la portabilité des données :
Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
- Droit d'opposition :
S'opposer au traitement basé sur un intérêt légitime
- Droit de retirer le consentement :
Pour le traitement basé sur le consentement
Pour exercer ces droits, contactez-nous à privacy@keypilot.eu. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.
10. Cookies et Suivi
Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour :
- Cookies Essentiels:
Nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de la plateforme
- Cookies Analytiques:
Pour comprendre le comportement des utilisateurs et améliorer la plateforme (avec consentement)
- Cookies Fonctionnels:
Pour mémoriser les préférences et les paramètres
Vous pouvez gérer les cookies via les paramètres de votre navigateur. Remarque : désactiver les cookies essentiels peut limiter la fonctionnalité de la plateforme.
11. Droits à la Vie Privée des Mineurs
Keypilot n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données auprès des mineurs. Si vous découvrez qu'un mineur a fourni des données, veuillez nous contacter immédiatement.
12. Modifications de cette Politique de Confidentialité
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité périodiquement. Les changements significatifs seront communiqués par e-mail ou notification sur la plateforme. La date "Dernière mise à jour" en haut reflète la révision la plus récente.
13. Contact et Réclamations
Pour toute question ou préoccupation concernant cette politique de confidentialité :
Keypilot
E-mail : privacy@keypilot.eu
Siège social : Spoorweglaan 25, 9120 Melsele, Belgique
Numéro d'entreprise et de TVA : BE 0701.838.748
Contact confidentialité : privacy@keypilot.eu
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de Protection des Données si vous estimez que vos données ne sont pas traitées correctement.
Sous-traitants
Keypilot fait appel aux sous-traitants suivants pour fournir le service. Un accord de traitement des données (DPA) a été conclu avec chacun d'eux. Lorsque des données sont traitées en dehors de l'EEE, cela se fait sur la base des Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission européenne.
Intégrations optionnelles (à votre initiative)
Lorsque vous connectez vous-même un service tiers — votre banque via Ponto, votre agenda (Google ou Microsoft), un stockage cloud (Google Drive, OneDrive ou Dropbox) ou des portails d'annonces (Immoweb, ImmoScout24) — des données sont échangées avec ce service à votre initiative. Ces parties traitent vos données selon leur propre politique de confidentialité. Vous pouvez rompre chaque connexion à tout moment via les Paramètres.
Utilisation de l'Intelligence Artificielle (OpenAI)
Lorsque vous utilisez les fonctions d'IA (génération automatique de descriptions de biens, assistant AI Pilot), les données strictement nécessaires (caractéristiques d'un bien, votre invite) sont envoyées à OpenAI pour traitement. OpenAI traite ces données en tant que sous-traitant et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles (paramètre API « no training »). Nous n'envoyons jamais d'informations sensibles complètes sur les locataires (numéro de registre national, IBAN) à OpenAI. Vous pouvez choisir de ne pas utiliser ces fonctions d'IA.
Les cookies que nous utilisons
Nous limitons les cookies au minimum. Les cookies d'analyse ne sont placés qu'après votre consentement via la bannière de cookies :
| Cookie | Finalité | Durée |
|---|
| connect.sid (cookie de session) | Essentiel : vous maintient connecté en toute sécurité | Session (expire à la déconnexion) |
| keypilot.cookieConsent | Essentiel : mémorise votre choix de cookies (localement dans votre navigateur) | Jusqu'à ce que vous le modifiiez |
| PostHog analytics | Statistiques d'utilisation — uniquement après consentement | Maximum 12 mois |
Durées de conservation
Nous ne conservons pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire. Principales durées :
| Données de compte | Tant que le compte est actif + 90 jours après résiliation (fenêtre d'exportation), puis supprimées ou anonymisées |
| Contrats de bail et documents associés | 10 ans (loi comptable belge) |
| Données de paiement et facturation | 7 ans (obligation fiscale) |
| Historique de communications | 5 ans ou tant que le compte est actif |
| Journaux de session et d'authentification | 12 mois |
| Journaux d'audit (événements de sécurité) | 24 mois |
| Analytique produit (PostHog) | Maximum 14 mois, uniquement avec consentement |
Vos droits sous le RGPD
Vous pouvez exercer chacun de ces droits sur simple demande à privacy@keypilot.eu ou directement dans l'application :
- Droit d'accès (art. 15):
Obtenir les données personnelles que nous traitons à votre sujet.
- Droit de rectification (art. 16):
Faire corriger des données inexactes.
- Droit à l'effacement (art. 17):
Votre compte peut être supprimé définitivement via Paramètres → Compte → Supprimer.
- Droit à la portabilité (art. 20):
Télécharger toutes vos données dans un format JSON structuré via Paramètres → Compte → Exporter.
- Droit d'opposition (art. 21):
Vous opposer à certains traitements.
- Droit à la limitation (art. 18):
Faire limiter le traitement.
- Droit de retrait du consentement:
À tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur.
- Droit d'introduire une réclamation:
Auprès de l'Autorité de protection des données (APD), www.autoriteprotectiondonnees.be.
Mesures de sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :
- Chiffrement TLS 1.2+ de tout le trafic
- Chiffrement de la base de données au repos
- Hachage fort des mots de passe (bcrypt, facteur de coût 12)
- Sessions sécurisées (cookies httpOnly, secure, sameSite)
- Limitation de débit contre les attaques par force brute
- Content Security Policy stricte et HSTS
- Isolation multi-locataire (chaque utilisateur ne voit que ses données)
- Journaux expurgés des champs sensibles
- Revues de sécurité régulières et modélisation des menaces
Violations de données et notification
Dans le cas exceptionnel d'une violation de données personnelles susceptible de présenter un risque pour vos droits et libertés, nous le notifions à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures suivant la découverte et, lorsque la loi l'exige, directement à vous.
Contact du responsable de traitement
Pour toute question relative au traitement de vos données ou pour exercer vos droits, contactez privacy@keypilot.eu. Nous répondons dans les 30 jours.