1. Inleiding
Keypilot ("wij", "ons", "Keypilot") hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonlijke gegevens. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij informatie verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen wanneer u onze vastgoedbeheerdiensten gebruikt.
Door gebruik te maken van Keypilot gaat u akkoord met de praktijken beschreven in dit privacybeleid. Wij handelen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere toepasselijke privacywetgeving.
2. Welke Gegevens Verzamelen Wij
Persoonlijke Identificatiegegevens
- Naam, e-mailadres en telefoonnummer
- Factuuradres en bedrijfsgegevens
- Identificatiedocumenten (indien vereist voor verificatie)
Vastgoedgerelateerde Gegevens
- Eigendomsinformatie en adressen
- Huurdergegevens en huurovereenkomsten
- Financiële transacties en betalingsgeschiedenis
- Onderhoudsmeldingen en communicatie
Technische Gegevens
- IP-adres en browserinformatie
- Gebruiksstatistieken en platformactiviteit
- Cookies en vergelijkbare technologieën
- Apparaat- en verbindingsinformatie
3. Hoe Gebruiken Wij Uw Gegevens
Wij gebruiken uw persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:
- Dienstverlening:
Het leveren van vastgoedbeheerdiensten en platformfunctionaliteiten
- Accountbeheer:
Aanmaken, onderhouden en beveiligen van uw account
- Communicatie:
Verzenden van contractupdates, betalingsherinneringen en platformmeldingen
- Financieel beheer:
Verwerken van betalingen en huuradministratie
- Compliance:
Voldoen aan wettelijke verplichtingen en regelgeving
- Verbetering:
Analyseren en verbeteren van onze diensten
4. Rechtsgronden voor Verwerking
Wij verwerken uw gegevens op basis van:
- Contractuele noodzaak:
Voor het uitvoeren van onze diensten
- Wettelijke verplichting:
Voor naleving van fiscale en juridische verplichtingen
- Gerechtvaardigd belang:
Voor platformbeveiliging en fraudepreventie
- Toestemming:
Voor marketingcommunicatie (met opt-out mogelijkheid)
5. Delen van Gegevens
Wij verkopen uw persoonlijke gegevens nooit aan derden. Wij kunnen gegevens delen met:
- Dienstverleners:
De subverwerkers in de lijst hieronder (hosting, betalingsverwerking, e-mailverzending en AI-functies), elk gebonden door een verwerkersovereenkomst
- Juridische Vereisten:
Wanneer vereist door wet- of regelgeving, of gerechtelijk bevel
- Bedrijfsoverdracht:
Bij fusie, overname of verkoop van activa (met kennisgeving)
Alle derde partijen zijn contractueel verplicht om uw gegevens te beschermen conform AVG-normen.
6. Internationale Gegevensoverdracht
Uw gegevens worden waar mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) opgeslagen en verwerkt. Wanneer een subverwerker gegevens buiten de EER verwerkt (bijvoorbeeld in de Verenigde Staten), gebeurt de overdracht enkel onder één van deze waarborgen:
- EU-goedgekeurde standaardcontractbepalingen
- Adequaatheidsbeslissingen van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework)
- Andere wettelijk erkende beveiligingsmechanismen
7. Beveiliging van Uw Gegevens
Wij implementeren industrie-standaard beveiligingsmaatregelen:
- TLS/SSL-encryptie voor gegevensoverdracht
- Versleuteling van gevoelige gegevens in opslag
- Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietests
- Toegangscontroles en authenticatiemechanismen
- Regelmatige back-ups en noodherstelplannen
Ondanks deze maatregelen kan geen enkele online service 100% veiligheid garanderen.
8. Bewaartermijn
Wij bewaren uw persoonlijke gegevens zolang:
- Uw account actief is
- Noodzakelijk voor dienstverlening
- Vereist door wet- of regelgeving (bijv. belastingdocumentatie: 7 jaar)
Na beëindiging van uw account blijven uw gegevens nog 90 dagen beschikbaar voor export en worden ze daarna verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wettelijke bewaarplichten gelden.
9. Uw Rechten onder de AVG
U heeft de volgende rechten:
- Recht op inzage:
Verkrijg een kopie van uw opgeslagen gegevens
- Recht op rectificatie:
Corrigeer onjuiste of onvolledige gegevens
- Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden"):
Verwijder uw gegevens onder bepaalde omstandigheden
- Recht op beperking:
Beperk de verwerking van uw gegevens
- Recht op dataportabiliteit:
Ontvang uw gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat
- Recht van bezwaar:
Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
- Recht om toestemming in te trekken:
Voor verwerkingen gebaseerd op toestemming
Om deze rechten uit te oefenen, neem contact op via privacy@keypilot.eu. Wij reageren binnen 30 dagen.
10. Cookies en Tracking
Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën voor:
- Essentiële Cookies:
Noodzakelijk voor platformfunctionaliteit en beveiliging
- Analytische Cookies:
Voor het begrijpen van gebruikersgedrag en platformverbeteringen (met toestemming)
- Functionele Cookies:
Voor het onthouden van voorkeuren en instellingen
U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen. Let op: het uitschakelen van essentiële cookies kan de platformfunctionaliteit beperken.
11. Privacyrechten van Minderjarigen
Keypilot is niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen. Als u ontdekt dat een minderjarige gegevens heeft verstrekt, neem dan onmiddellijk contact met ons op.
12. Wijzigingen in dit Privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid periodiek bijwerken. Significante wijzigingen worden gecommuniceerd via e-mail of platformmelding. De "Laatst bijgewerkt" datum bovenaan weerspiegelt de meest recente herziening.
13. Contact en Klachten
Voor vragen of zorgen over dit privacybeleid:
Keypilot
E-mail: privacy@keypilot.eu
Maatschappelijke zetel: Spoorweglaan 25, 9120 Melsele, België
Ondernemings- en btw-nummer: BE 0701.838.748
Privacycontact: privacy@keypilot.eu
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als u van mening bent dat uw gegevens niet correct worden verwerkt.
Subverwerkers
Keypilot doet beroep op de volgende subverwerkers om de dienst te leveren. Met elk van hen is een Data Processing Agreement (DPA) afgesloten. Wanneer gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit op basis van Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie.
Optionele integraties (op uw initiatief)
Wanneer u zelf een externe dienst koppelt — zoals uw bank via Ponto, uw agenda (Google of Microsoft), cloudopslag (Google Drive, OneDrive of Dropbox) of publicatieportalen (Immoweb, ImmoScout24) — worden gegevens op uw initiatief met die dienst uitgewisseld. Deze partijen verwerken uw gegevens onder hun eigen privacyvoorwaarden. U kan elke koppeling op elk moment verbreken via Instellingen.
Gebruik van Artificiële Intelligentie (OpenAI)
Wanneer u AI-functies gebruikt (zoals het automatisch genereren van vastgoedbeschrijvingen of de AI-Pilot assistent), worden de strikt noodzakelijke gegevens (bv. eigenschappen van een pand, uw prompt) naar OpenAI verzonden voor verwerking. OpenAI verwerkt deze gegevens als verwerker en gebruikt ze niet om hun modellen te trainen (API-instelling "no training"). Wij verzenden nooit volledige tenant-PII zoals nationale registernummers of bankrekeningnummers naar OpenAI. U kan AI-functies optioneel achterwege laten.
Cookies die wij gebruiken
Wij beperken cookies tot het minimum. Analytics-cookies worden enkel geplaatst na uw toestemming via de cookiebanner:
| Cookie | Doel | Duur |
|---|
| connect.sid (sessiecookie) | Noodzakelijk: houdt u veilig ingelogd | Sessie (vervalt bij uitloggen) |
| keypilot.cookieConsent | Noodzakelijk: onthoudt uw cookiekeuze (lokaal in uw browser) | Tot u deze wijzigt |
| PostHog analytics | Gebruiksstatistieken — enkel na toestemming | Maximaal 12 maanden |
Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. De belangrijkste termijnen:
| Accountgegevens | Zolang het account actief is + 90 dagen na beëindiging (exportvenster), daarna verwijderd of geanonimiseerd |
| Huurcontracten en bijhorende documenten | 10 jaar (Belgische boekhoudwet) |
| Betalingsgegevens en facturatie | 7 jaar (fiscale verplichting) |
| Communicatiehistoriek | 5 jaar of zolang het account actief is |
| Sessielogs en authenticatie | 12 maanden |
| Audit logs (beveiligingsgebeurtenissen) | 24 maanden |
| Productanalyses (PostHog) | Maximaal 14 maanden, enkel met toestemming |
Uw rechten onder de GDPR
U kan elk van onderstaande rechten op eenvoudig verzoek uitoefenen via privacy@keypilot.eu of rechtstreeks in de app:
- Recht op inzage (art. 15):
Opvragen welke persoonsgegevens wij over u verwerken.
- Recht op rectificatie (art. 16):
Onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Recht op gegevenswissing (art. 17):
Uw account kan zelf permanent verwijderd worden via Instellingen → Account → Verwijderen.
- Recht op overdraagbaarheid (art. 20):
Download al uw gegevens in een gestructureerd JSON-formaat via Instellingen → Account → Exporteren.
- Recht van bezwaar (art. 21):
Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
- Recht op beperking (art. 18):
De verwerking laten beperken.
- Recht om toestemming in te trekken:
Op elk moment, zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking aan te tasten.
- Recht om klacht in te dienen:
Bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Beveiligingsmaatregelen
Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- TLS 1.2+ versleuteling voor alle dataverkeer
- Versleuteling at rest van de databank
- Sterke wachtwoord-hashing (bcrypt, cost factor 12)
- Beveiligde sessies (httpOnly, secure, sameSite cookies)
- Rate limiting tegen brute-force aanvallen
- Strikte Content Security Policy en HSTS
- Beperking van toegang tot gegevens tot enkel de eigenaar (multi-tenant isolatie)
- Geredacteerde logs zonder gevoelige velden
- Reguliere securityreviews en threat modeling
Datalekken en meldingsplicht
In het uitzonderlijke geval van een inbreuk op persoonsgegevens met een waarschijnlijk risico voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit binnen 72 uur na ontdekking aan de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar wettelijk vereist, rechtstreeks aan u.
Contact verwerkingsverantwoordelijke
Voor alle vragen rond gegevensverwerking of om uw rechten uit te oefenen, contacteer privacy@keypilot.eu. Wij beantwoorden binnen 30 dagen.